В сентябре 2011 г. был утвержден Порядок представления в налоговые ор­ганы сведений о доходах и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц. Документ вступил в силу 8 ноября 2011 г., но фактически применяется при взаимо­действии с налоговыми органами с 2012 г. О том, что нужно учесть бухгал­теру в связи с его принятием, расскажем далее.

Новый Порядок заменил принятый еще в 2003 г. Порядок за­полнения и представления Справки о доходах физического лица за 2003 г. (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583). До последнего времени организации должны были представлять отчетность по НДФЛ (в т. ч. через Интернет) в соответствии с этим давно устаревшим документом, поскольку другого просто не было.

В соответствии с новым Порядком могут представить форму 2-НДФЛ в налоговый орган од­ним из трех способов:

• лично или через (в бумажном виде или на электрон­ном носителе);
• направить в виде почтового отправления с описью вложения (в бумажном виде или на электронном носителе);
• передать с применени­ем (только в элек­тронном виде).

Датой будет считаться:

• в первом случае - дата фактического представления;
• во втором - дата отправки по почте;
• в третьем - дата отправки, зафиксированная в подтверждении оператора связи или

Отчетность в бумажном виде. Распечатанную или заполненную от руки форму 2-НДФЛ можно представить лично или отправить по почте. Пункт 15 Порядка предписывает сопроводить ее Реестром сведений о доходах физических лиц за истекший год, причем в двух экземплярах. Форма реестра утверждена тем же приказом, что и Порядок. Заполнение реестра рассмотрим на примере.

Отчетность на электронных носителях. Отчетность в электронном виде можно представить на дискете, CD- или DVD-диске либо на флэшке.

Как и в случае с бумажной отчетностью, формы 2-НДФЛ должны сопровождаться реестрами сведений о доходах физических лиц. Причем реестры должны быть на в двух экзем­плярах на каждый файл, несмотря на то, что сама отчетность пред­ставляется на электронном носителе.

Количество представляемых в инспекцию форм 2-НДФЛ не долж­но превышать 3000 документов в одном файле. Если этот порог пре­вышен, то придется формировать несколько файлов.

Отчетность через Интернет Представить 2-НДФЛ по телекоммуникаци­онным можно двумя способами (п. 21 Порядка):

• через специализированного оператора связи, который обеспечивает обмен информацией между налоговой инспекцией и организацией;
• через

Можно ли заказать справку 2-НДФЛ на портале «Госуслуги»?

Справка 2-НДФЛ — документ, подтверждающий общую сумму доходов физического лица, а также сумму уплаченного им налога за определенный период. Она может быть запрошена различными организациями как подтверждение платежеспособности человека (обычно требуют банки) или для предоставления работнику каких-либо вычетов (при устройстве на новую работу). Кроме того, сам гражданин при необходимости может взять справку, чтобы проконтролировать суммы удержаний.

Вопрос, как заказать справку 2-НДФЛ через Госуслуги, особенно актуален для тех граждан, у кого нет возможности обратиться напрямую в бухгалтерию организации. Например, если человек уволился и переехал или же предприятие вообще было ликвидировано.

С недавнего момента, чтобы получить справку о налоге на доходы физических лиц, необязательно обращаться непосредственно к работодателю. Документ можно заказать через личный кабинет на официальном сайте налоговой. Для этого можно воспользоваться учетной записью, полученной напрямую в ФНС, либо же сделать это при помощи портала «Госуслуги».

Такая опция будет доступна пользователю, только если у него уже есть подтвержденная учетная запись на портале. Если записи нет, то придется зарегистрироваться.

2-НДФЛ через Госуслуги заказывается абсолютно бесплатно. Заявку можно оставить в любое время. Фактически справка заказывается именно на сайте ФНС России. Сама же учетная запись на портале «Госуслуги» необходима для авторизации в личном кабинете налогоплательщика. Полученная справка 2-НДФЛ через сайт налоговой имеет такую же юридическую силу, как и документ на бумаге.

Что нужно знать, чтобы получить справку через сайт налоговой?

Получить справку 2-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика могут только граждане, зарегистрировавшиеся напрямую на сайте ФНС, а также те, у кого имеется подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги». Для подтверждения необходимо в своем профиле указать паспортные данные и номер СНИЛС и дождаться окончания обязательной проверки (займет приблизительно 15 минут). После чего придется посетить любой центр обслуживания и подтвердить свою личность.

Для подтверждения можно использовать один из четырех способов:

Не знаете свои права?

• прийти лично в один из центров обслуживания со СНИЛС и паспортом;
• заказать код подтверждения личности из профиля по Почте России;
• через онлайн-банки «Тинькофф» или «Почта Банк» (только если гражданин является клиентом этих банков);
• с помощью электронной цифровой подписи.

При возникновении каких-либо трудностей на любом из этапов регистрации всегда можно обратиться за помощью на горячую линии портала «Госуслуги» по номеру: 8 800 100 70 10 или написать на электронную почту [email protected] . Информация о том, как получать справку 2-НДФЛ через Госуслуги, доступна также и на самом портале.

Обладая информацией о том, как взять справку 2-НДФЛ через Госуслуги, можно в значительной степени облегчить процесс ее получения, ведь процедура довольно простая и быстрая. Например, если обращаться непосредственно в бухгалтерию, то согласно ТК РФ срок выдачи может растянуться до трех дней. Это прописано в ст. 62 ТК, которая гласит, что при подаче заявления в письменном виде работнику в установленный срок должны быть выданы копии документов, связанные с работой. На практике же обычно никаких заявлений писать не требуется. Такой документ выдается работнику и просто при устной просьбе, но всё равно на его выдачу может уйти несколько дней. Тогда как Госуслуги справку 2-НДФЛ предоставляют в более короткие сроки.

Справка 2-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика

Согласно ст. 226 НК РФ налоговый агент (работодатель) в отношении каждого своего сотрудника самостоятельно заполняет все данные и передает их в налоговую службу.

Получить справку 2-НДФЛ через Госуслуги за прошедший год можно только после 1 июня следующего года. Это связано с тем, что данные о доходах физического лица работодатели должны передавать в инспекцию не позже 1 апреля следующего года. Если документ будет нужен за последние несколько месяцев, то придется все же обращаться в бухгалтерию.

Процесс получения справки 2-НДФЛ на налог.ру довольно прост. Для этого нужно:

• авторизоваться на сайте налоговой службы через «Госуслуги» либо с помощью пароля от личного кабинета налогоплательщика (пароль можно получить, обратившись непосредственно в ФНС);
• зайти на сайте в раздел «Мои налоги»;
• перейти на вкладку «Сведения о доходах»;
• затем выбрать «Справка по форме 2-НДФЛ с подписью» и, отметив нужный период, нажать «Выгрузить с электронной подписью».

Документ сохраняется на компьютере или мобильном телефоне в zip-архиве с содержащимися в нем файлами в форматах PDF и XML.

Справку 2-НДФЛ Госуслуги предоставляют уже со встроенной усиленной квалифицированной электронной подписью ФСН.

При увольнении работнику в обязательном порядке должна выдаваться справка по форме 2-НДФЛ, так как ее обычно требуют при трудоустройстве на новую работу. Но если по каким-то причинам такой документ не предоставили, то его можно заказать самостоятельно через портал «Госуслуги» или на сайте ФНС.

Граждане, пользующиеся личным кабинетом налогоплательщика на сайте nalog.ru, могут получать сведения о начисленных им суммах дохода и удержанного с них НДФЛ, которые работодатель предоставляет в ИФНС.

Интересующая информация находится в разделе «Налог на доходы физ. лиц», подразделе «Сведения о справках 2-НДФЛ». Поиск доходов производится в автоматическом режиме.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Данные о справках за прошедший год доступны пользователю с начала июня следующего, т. е. сейчас узнать сумму налога можно за 2020 год и более ранние периоды.

С помощью личного кабинета в режиме онлайн можно:

• получать актуальные данные о налогооблагаемых объектах, исчисленных и уплаченных суммах имущественного налога и задолженности;
• распечатывать уведомления и квитанции о налоговых платежах;
• оплачивать налоги;
• и отслеживать ход ее проверки;
• направлять письма и запросы в налоговую;
• узнавать свои персональные данные.

Зарегистрироваться в личном кабинете плательщика налогов можно на сайте любой ИФНС. Для этого гражданину потребуются ИНН и данные паспорта. Для доступа следует оформить заявление и получить регистрационную карту с логином и паролем. Это обязательная процедура, т. к. информация в личном кабинете относится к налоговой тайне.

В чём заключаются преимущества

Для подтверждения доходов сотрудника ему часто необходима форма 2-НДФЛ. Она требуется при оформлении договоров, льгот, кредитов, трудоустройства и т. д.

Обычно документ получают у работодателя. Для этого гражданин должен обратиться в бухгалтерию по месту работы с устной или письменной просьбой. Бумагу не всегда выдают в день обращения.

В целях экономии времени документ о подтверждении дохода можно оформить через интернет. Сервис начал работать в 2020 году. Цель его создания - предоставление банкам доступа к данным о состоянии пенсионного счета граждан. Услуга предоставляется через сайт налоговой.

Получить сведения банк вправе с согласия потенциального заемщика. Информацию о доходах и налогах запрашивается и отправляется в кредитное учреждение самим физ. лицом в форме справки.

Бумага создается в электронном виде и является выпиской из базы данных ПФР РФ. Для подтверждения подлинности и защиты от мошенников документ имеет определенный формат.

Для его заказа гражданин должен:

• зарегистрироваться на сайте;
• войти в личный кабинет;
• зайти в раздел НДФЛ;
• выбрать пункт «Сведения о справках 2-НДФЛ»;
• получить данные.

Для регистрации на портале налогоплательщик должен обратиться в налоговую с паспортом и заявлением или отправить заявку в онлайн-режиме. Получить регистрационную карту с паролем нужно лично в отделении ИФНС.

Использование сайта ИФНС удобно для подготовки пакета документов для банка при оформлении кредита или получения прочих услуг.

Он имеет ряд преимуществ:

• минимальные затраты времени;
• достоверность предоставленных сведений;
• точная оценка рисков банком;
• оперативное вынесение решения об одобрении или отказе в выдаче кредита.

Обязательные детали

Работодатель регулярно отчитывается по доходам персонала перед инспекцией посредством предоставления справок 2-НДФЛ на каждого труженика.

Порядок приёма

Факт отправки в ИФНС заполненных бланков 2-НДФЛ через Интернет не означает, что компания выполнила свою обязанность по их подаче. Если инспектор выявит ошибки при формировании и пересылке форм, то они не будут приняты (Постановление ФАС № А27-16221/2012 от 06.05.13).

Если полученные по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) сведения содержат неточности, налоговая высылает налогоплательщику уведомление об отказе в их приеме.

За непредставление справок в срок, организация наказывается штрафом. Его размер составляет 200 р. за каждый бланк.

Сведения о доходах подаются в инспекцию до 1 апреля следующего за отчетным года. Форма, формат и порядок передачи данных устанавливаются ФНС РФ (ст. 230 НК).

Прием сведений по ТКС производится в следующем порядке:

1. ИФНС получает электронный файл с информацией.
2. Налоговая проверяет полноту и правильность заполнения бумаг.
3. Формирует протокол приема данных.
4. Отсылает ответ налогоплательщику.

В протоколе содержатся данные о числе принятых справок, количестве бланков с ошибками и общих суммах начисленного и удержанного НДФЛ. Также инспекция направляет организации реестр принятых справок. Он включает список лиц, по которым подан отчет с указанием номеров их справок.

Принятыми считаются сведения, прошедшие контроль и отраженные в реестре.

Условия действия справки

Справка 2-НДФЛ - важный документ отчетности бухгалтерии. Она ежегодно составляется на каждого сотрудника предприятия и имеет определенный период действия.

В ней отражается информация:

• об организации и сотруднике;
• о доходах работника по видам;
• о предоставленных вычетах;
• о начисленной сумме налога;
• об удержанном НДФЛ.

Форма 2-НДФЛ требуется не только налоговикам, но и труженикам компании, например, для подтверждения доходов при оформлении кредита, визы, вычета по налогу. Официально трудоустроенным в России иностранцам документ требуется для финансового отчета в уполномоченные органы другого государства. Бухгалтер обязан подготовить документ в 3-дневный срок.

Согласно законодательству РФ работник вправе заказать справку неограниченное количество раз, а также получить несколько экземпляров единовременно. На каждого сотрудника заполняется отдельный бланк 2-НДФЛ.

Бумага имеет неограниченный срок действия, однако, содержащаяся в нем информация со временем может стать неактуальной. Например, в ней будут отсутствовать данные за последние месяцы, что нежелательно при подтверждении платежеспособности.

Справку нужно запрашивать непосредственно перед событием, при котором она потребуется, т. е. в ней должны содержаться суммы начисленной зарплаты и удержаний за последний полностью отработанный месяц.

Иногда банки и визовые центры устанавливают свои сроки действия формы 2-НДФЛ, поэтому перед получением справки следует уточнить этот момент или запросить на работе справку непосредственно перед визитом в банк или ОВИР.

Организации и ИП обязаны подавать сведения в ту налоговую, в которой они зарегистрированы. Все выплаты сотрудникам подлежат округлению и показываются исключительно в рублях.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ юр. лицо обязано хранить налоговые документы, в. т. ч. справки о доходах, 4 года, а по архивному Перечню этот срок составляет 5 лет (приказ Минкультуры № 558 от 25.08.10). Работодатель вправе отказать сотруднику в выдаче формы 2-НДФЛ за период, превышающий 5-летний рубеж. Например, в 2020 году бухгалтер может выдать работнику справку за 2012 год или за более поздний период.

Прочие формальности

Порядок составления справки 2-НДФЛ в электронном виде и ее формат утверждены Приказом ИФНС № ММВ-7-11/485@ от 30.10.15 (далее - Приказ ФНС).

Документ с признаком «1» формируется на каждого сотрудника, который получил доход, кроме лиц, которым выплачены деньги только:

• по договору купли-продажи;
• по контрактам, оформленным с ними как с ИП;
• как дивиденды, если компания - АО.

Признак «2» ставится в справках на физ. лиц, с чьих доходов предприятие полностью не удержало налог на доходы физических лиц. По этим людям нужно также сдать форму с признаком «1».

Справки с признаком «2» необходимо представить в ИФНС до 1 марта, а с признаком «1» - до 1 апреля года, идущего за отчетным.

Бумагу подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это внутренним актом организации, например, главбух, его заместитель или расчетчик.

За несвоевременную сдачу документов компанию оштрафуют на 200 р. за каждую справку, а должностное лицо - на 300-500 р. Если в форме обнаружена ошибка, то санкция составит 500 р. за каждую неправильно оформленный бланк.

Бланк справки приведен в Приложении 1 к Приказу ФНС.

При заполнении формы нужно соблюдать некоторые правила:

• сумма НДФЛ с заработка за декабрь показывается в справке этого же периода как исчисленной, так и удержанной;
• на сотрудника, получившего доходы, облагаемые налогом по разным ставкам, оформляется одна справка, для каждой из ставок в ней заполняется отдельный раздел;
• при проставлении кодов доходов и вычетов нужно руководствоваться Приказом ФНС № ММВ-7-11/387@ от 10.0.9.15;
• при отсутствии показателя в соответствующей ячейке ставится «0».

Справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику не только за год, но и за любой другой период по его просьбе. При увольнении труженика бухгалтер должен выдать ему данный документ в его последний рабочий день.

Как можно сдать 2-НДФЛ через Интернет

При численности работников до 25 человек справки разрешено сдавать в налоговую на бумаге (п. 2 ст. 230 НК), если штат больше, документы подаются через интернет. При электронном варианте дополнительно составляется реестр справок в двух экземплярах.

Для сдачи отчета по ТКС нужно предварительно заключить соответствующее соглашение со специализированной компанией, через которую бумаги будут пересылаться.

Электронная или бумажная форма

Порядок сдачи справок 2-НДФЛ установлен Приказом ФНС № ММВ-7-3/576@ от 16.09.11.

Отчетность можно сдать:

• на бумаге;
• на электронном накопителе (флешка или диск);
• через ТКС.

При использовании одного из двух первых вариантов допускается отправка сведений почтой ценным письмом или бандеролью с описью вложения.

При личном визите в налоговую инспектор просмотрит справки, заполненные неправильно вернет представителю компании и вычеркнет из реестра. Итоги ревизии отражаются в протоколе. Один экземпляр вместе с реестром передается клиенту или высылается почтой.

При подаче бумаг на электронном носителе нужно также составить 2 реестра на бумаге. На каждый файл должен оформляться свой реестр. Инспектор проверит формат данных и составит протокол. При наличии ошибок придется представлять файлы повторно.

При наличии у работодателя специализированной программы и соглашения с оператором-посредником можно сдать 2-НДФЛ через Интернет по ТКС.

Налоговая обязана проверить сведения в 10-дневный срок с момента пересылки. Она отправляет организации протокол, подтверждающий прием отчета, и реестр принятых данных. Отправка справок по ТКС - самый удобный и быстрый способ сдачи формы.

Нюансы заказа

Военный может получить справку 2-НДФЛ в Едином расчетном центре (ЕРЦ) или в любом Управлении финансового обеспечения (УФО) Минобороны РФ. Для этого нужно составить заявление на имя начальника уполномоченного органа.

В нем военнослужащий указывает:

• личный номер;
• название воинской части;
• данные паспорта;
• адрес прописки;
• контактную информацию: телефон, электронную почту;
• основание заказа справки.

С начала марта 2020 года причину получения документа нужно обязательно отразить в заявлении. Ее можно выбрать из имеющихся в образце вариантов.

Например, для представления:

• в кредитное учреждение;
• в орган соцзащиты;
• в ИФНС;
• в судебный орган (указать куда).

Подготовленное заявление направляется в ЕГЦ МО одним из способов:

Справка готовится в 3-дневный срок с даты отправки обращения и направляется Почтой РФ по указанному заявителем адресу. В расчет периода берутся рабочие дни.

Для того чтобы получить справку побыстрее в заявлении пишут просьбу отправить ее по электронной почте. Так, не дожидаясь оригинала, можно получить копию справки в течение пяти дней.

Итак, отчетность по справкам 2-НДФЛ является одной из главных по этому налогу. Большая часть юр. лиц и ИП сдает ее через интернет по ТКС. Это оптимальный вариант, подать сведения можно в любое удобное время, не покидая рабочего места. Физические лица могут получить справку только у работодателя, через интернет ее оформить нельзя.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Ежегодно до 1 апреля все работодатели должны подать в ФНС сведения по доходам (выплатам), которые получили их работники в минувшем году. Для этого они составляют справки по форме 2-НДФЛ на каждого своего сотрудника.

Нередки случаи, когда справка 2-НДФЛ может понадобиться непосредственно и самому работнику. Например, когда он хочет оформить кредит или устроиться на новую работу. При получении налоговых вычетов , помимо декларации по форме 3-НДФЛ , налоговые инспекторы также требуют от физических лиц справки о доходах по форме 2-НДФЛ.

Обратите внимание , начиная с 2016 года всем работодателям помимо справок 2-НДФЛ, дополнительно необходимо сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ .

Бланк справки 2-НДФЛ

Примечание : Приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ-7-11/19@ утверждена новая форма справки 2-НФДЛ. Она вступает силу с 30 апреля 2018 года, но может применяться с отчетности за 2017 год. Учитывая изложенное, работодатели при отчете за 2017 год могут сдавать справки 2-НДФЛ как по старой, так и по новой форме.

Старую форму 2-НДФЛ Вы можете бесплатно скачать по этой ссылке .

Новую форму справки 2-НДФЛ можно скачать .

Образец заполнения справки 2-НДФЛ

Образец заполнения бланка 2-НДФЛ за 2017 год вы можете посмотреть на этой странице .

Кто должен сдавать справки 2-НДФЛ

Все ИП и организации, которые в минувшем году производили выплаты своим работникам (в том числе по договорам гражданско-правового характера), а также удерживали и перечисляли с этих выплат НДФЛ .

В какой форме сдавать 2-НДФЛ

В 2018 году работодатели, у которых среднесписочная численность сотрудников 25 и более человек должны сдавать справки в электронном виде. Соответственно, ИП и организации, у которых СЧР менее 25 человек в 2018 году имеют право подать справки 2-НДФЛ в бумажной форме.

Куда сдавать 2-НДФЛ

Справки 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию:

• ИП по месту своего жительства;
• ООО по месту своего нахождения.

Примечание : обособленные подразделения с отдельным балансом и расчетным счетом должны сдавать 2-НДФЛ по своему месту нахождения (за исключением крупнейших налогоплательщиков, которые сами выбирают, куда им отчитываться).

Срок подачи справок 2-НДФЛ

За 2017 год справки по форме 2-НДФЛ необходимо передать в налоговый орган до 2 апреля 2018 года .

Примечание : справки 2-НДФЛ за работников с доходов, которых не получилось удержать НДФЛ, необходимо подать до 1 марта 2018 года.

Штраф за несвоевременную подачу справок 2-НДФЛ

В 2018 году штраф за несвоевременную сдачу справок 2-НДФЛ составляет 200 руб. (за каждый отсутствующий документ).

Кроме этого, с 2016 года налоговые инспекторы получили право выписывать штраф в размере 500 руб. за справки 2-НДФЛ содержащие недостоверные сведения.

Блокировать расчетный счет за несдачу формы 2-НДФЛ (в отличие от расчета 6-НДФЛ) ИФНС не имеет права.

Как заполнить справку 2-НДФЛ

Официальную инструкцию по заполнению новой формы 2-НДФЛ вы можете скачать по этой ссылке

Заголовок справки 2-НДФЛ

В заголовке справки 2-НДФЛ указывается:

Поле «за ____ год» – налоговый период (календарный год) за который сдается справка 2-НДФЛ.

Поля «№ ____ » и «от __.__.__» – порядковый номер и дата составления справки 2-НДФЛ.

При заполнении корректирующей или аннулирующей справки в этих полях указывается номер ранее предоставленной формы 2-НДФЛ, а вот дата уже новой справки.

Поле «Признак» :

• «1» – указываются в тех случаях, когда правопреемник налогового агента хочет сообщить в ИФНС о невозможности удержать НДФЛ в 2017 году. Такие справки сдаются до 1 марта 2018 (п. 5 статья 226 НК РФ)
• «2» – указывается в тех случаях, когда налоговый агент хочет сообщить в ИФНС о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 статья 226 НК РФ).
• «3» – указывается в справках 2-НДФЛ, которые сдаются до 1 апреля 2018 года правопреемником налогового агента (п. 2 статья 230 НК РФ).
• «4» – указываются в тех случаях, когда правопреемник налогового агента хочет сообщить в ИФНС о невозможности удержать НДФЛ в 2017 году. Такие справки сдаются до 1 марта 2018 (п. 5 статья 226 НК РФ).

Поле «Номер корректировки»:

• при составлении первичной справки 2-НДФЛ указывается «00» ;
• при составлении корректирующей справки 2-НДФЛ указывается значение на единицу больше («01» , «02» и т.д.);
• при составлении аннулирующей справки 2-НДФЛ указывается «99» .

Поле в ИФНС (код) – четырехзначный код налоговой инспекции в которой налоговый агент состоит на учете.

Узнать код вашей ИНФС можно при помощи этого сервиса .

Раздел 1. Данные о налоговом агенте

Поле «Код по ОКТМО» .

Организации указывают код ОКТМО по месту нахождения (нахождения обособленного подразделения). ИП указывают код ОКТМО по месту жительства.

Если код вашей компании состоит из 8 цифр, тогда при заполнении справки 2-НДФЛ, вместо последних трёх символов необходимо поставить прочерки.

Узнать код ОКТМО можно при помощи этого сервиса .

Поле «Телефон» . Указывается контактный номер телефона, по которому с вами могут связаться работники налоговой инспекции (например, «+74950001122»).

Поле «ИНН» . ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе.

Поле «КПП» . ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Поле «Налоговый агент»

Организации указывают сокращенное наименование (в случае его отсутствия – полное наименование) согласно учредительным документам.

Индивидуальным предпринимателям необходимо полностью указать свою фамилию, имя и отчество в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Поле «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» . Указывается код формы реорганизации или ликвидации организации. Коды указанных форм приведены в Приложен № 2.

Поле «ИНН/КПП реорганизованной организации» . Указывается ИНН и КПП реорганизованной организации или ее обособленного подразделения.

Если представляемая в ИФНС Справка не является Справкой за реорганизованную организацию, то поля «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» не заполняются. Указанные поля обязательны для заполнения при указании в поле «Признак» кода «3» или «4».

Раздел 2. Данные о физическом лице – получателе дохода

Поле «ИНН в Российской Федерации». Указывается ИНН сотрудника (при отсутствии ИНН данное поле не заполняется).

Поле «ИНН в стране гражданства». Указывается ИНН (или его аналог) иностранного сотрудника.

Поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество». Указывается полностью без сокращений фамилия, имя и отчество (при наличии) сотрудника в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Поле «Статус налогоплательщика»:

Если сотрудник является налоговым резидентом РФ (пробыл на территории России 183 и более календарных дней), то необходимо указать статус 1 , а в разделе 3 написать ставку 13%.

Если сотрудник не является налоговым резидентом РФ (пробыл на территории России менее 183 календарных дней), то необходимо указать статус 2 , а в разделе 3 написать ставку 30%.

Кроме этого в 2016 году для иностранных работников предусмотрены следующие статусы:

• «3» – высококвалифицированный специалист;
• «4» – участник Государственной программы по переселению в РФ;
• «5» – беженцы и получившие временное убежище в РФ;
• «6» – трудовая деятельность на основе патента.

Поле «Дата рождения». Указывается дата рождения сотрудника (например, 10.05.1975).

Поле «Гражданство (код страны)». Для граждан России необходимо указывать код «643» . Узнать коды других стран можно при помощи этого классификатора.

Поле «Код документа, удостоверяющего личность». В этом поле необходимо указать код документа удостоверяющего личность сотрудника. Для российских паспортов это код «21» .

Бывают случаи, когда работник имеет действующий паспорт СССР в такой ситуации необходимо указывать код «91» («Иные документы»). Коды всех документов приведены в Приложении № 1 .

Поле «Серия и номер документа». Указываются реквизиты документа удостоверяющего личность (знак «N» писать не нужно).

Раздел 3. Доходы, облагаемые по ставке ___ %

В разделе 3 необходимо последовательно по месяцам заполнить все доходы, которые были начислены сотруднику в течение календарного года.

Примечание : для справок с признаком 2 и 4 в разделе 3 пишется сумма фактически полученных доходов, с которой не был удержан НДФЛ.

Поле «Налоговая ставка» . В заголовке раздела 3 нужно указать ту налоговую ставку в соответствии, с которой при выплате доходов был удержан подоходный налог:

• 13% – для резидентов РФ;
• 30% – для нерезидентов РФ.

Доходы облагались по разным ставкам.

Если в течение года доходы работника облагались по разным налоговым ставкам, то справка 2-НДФЛ все равно должна быть одна . Просто, сначала необходимо заполнить пункты разделов 3 и 5 для одной ставки, а после – для другой.

Если заполняемые данные не умещаются на одной странице, их можно перенести на следующую, но при этом необходимо в шапке каждой страницы проставить её номер и продублировать данные о налоговом агенте.

В поле «Месяц» в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца, в котором работнику был начислен и фактически уплачен доход.

Поле «Код дохода» . Каждому доходу соответствует свой код, например, код по зарплате – 2000 , код по отпускным выплатам – 2012 и т.д. Для некоторых доходов код не предусмотрен, в таких случаях ставится код – 4800 «Иные доходы».

Совет – как определить код для премии. Если премия была начислена за производственные результаты – пишите код 2000, а если она была выдана в честь праздника или юбилея, тогда это код 4800 (иные доходы).

Ознакомиться с полным перечнем кодов по доходам вы можете на этой странице .

В поле «Сумма дохода» отражается вся сумма начисленного и уплаченного дохода по указанному коду дохода.

Поле «Код вычета» . В разделе 3 предусмотрены поля для отражения вычетов (не путать с вычетами, которые заполняются в разделе 4 ). В разделе 3 отражаются только профессиональные вычеты (ст. 221 НК РФ), а также вычеты, предусмотренные ст. 217 НК РФ.

Ознакомиться с полным перечнем кодов по вычетам вы можете на этой странице .

В поле «Сумма вычета» отражается сумма вычета, которая не должна превышать сумму дохода, указанную в соответствующей её графе «Сумма дохода».

Раздел 4. Налоговые вычеты

Поле «Сумма вычета» . Указываются суммы вычетов, соответствующие указанному коду.

Число заполненных строк в данном поле зависит от количества видов налоговых вычетов, которые были предоставлены работнику.

Уведомление, подтверждающее право на социальный и имущественный вычет.

Для получения налогового вычета через работодателя, сотруднику необходимо получить в ИФНС специальное уведомление и предоставить его по месту трудоустройства.

Данные этого уведомления (номер, дата и код ИФНС) отражаются в справке 2-НДФЛ.

Примечание : возможность получения социального вычета через работодателя появилась только в 2016 году.

Раздел 5. Общие суммы дохода и налога

Поле «Общая сумма дохода» . Указывается общая сумму дохода, полученная сотрудником за год (сумма всех строк раздела 3 ).

Поле «Налоговая база» . Отражается налоговая база (разница между общей суммой дохода и всеми налоговыми вычетами).

Поле «Сумма налога исчисленная» . Указывается исчисленная сумма налога (Налоговая база x Налоговая ставка (как правило, 13%)).

Поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» . Данное поле заполняется только для иностранных сотрудников, работающих по патенту.

Если у вас трудится иностранец, то НДФЛ с зарплаты можно снизить на сумму авансов, которые он заплатил в бюджет на основании патента. Но делать это можно только если у вас на руках есть соответствующее заявление от иностранного сотрудника необходимое уведомление из ИФНС.

Реквизиты уведомления (номер, дата, код ИФНС) указываются также в разделе 5 в строке, следующей после таблицы («Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи»).

Поле «Сумма налога удержанная» . Указывается сумма НДФЛ, которая была удержана с доходов сотрудника.

Поле «Сумма налога перечисленная» . Указывается сумма НДФЛ, которая была перечислена в бюджет.

В большинстве случаев суммы исчисленного и перечисленного НДФЛ должны совпадать. Но иногда бывает по-другому, например, при задержке зарплаты исчислено налога будет больше чем удержано и перечислено. Или, например, если по ошибке с сотрудника удержали НДФЛ больше, чем было начислено.

В таком случае работодатель обязан вернуть сотруднику излишне удержанный подоходный налог. Если он не успевает это сделать к 1 апреля (срок сдачи 2-НДФЛ), тогда в поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» необходимо отразить сумму не возвращённого сотруднику налога.

Кроме этого в данном поле указывается сумма переплаты налога, которая могла образоваться в связи с изменением налогового статуса сотрудника в течение года.

Поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом». Указывается исчисленная сумма НДФЛ, которую работодатель не удержал в налоговом периоде.

Приложение № 1. Коды документов, удостоверяющих личность

Код документа	Наименование документа
21	Паспорт гражданина Российской Федерации
03	Свидетельство о рождении
07	Военный билет
08	Временное удостоверение, выданное взамен военного билета
10	Паспорт иностранного гражданина
11	Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании лица беженцем на территории Российской Федерации по существу
12	Вид на жительство в Российской Федерации
13	Удостоверение беженца
14	Временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации
15	Разрешение на временное проживание в Российской Федерации
19	Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации
23	Свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства
24	Удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации
91	Иные документы

Приложение № 2. Коды форм реорганизации (ликвидации)

В каких случаях справку 2-НДФЛ составлять не нужно

Ниже приведена таблица наиболее часто встречающихся ситуаций, при которых справку 2-НДФЛ составлять не нужно:

Ситуация	Разъяснение
Были сделаны выплаты, которые по закону освобождены от уплаты подоходного налога	Доходы, которые по закону освобождены от НДФЛ, в справку 2-НДФЛ записывать не нужно. К таким доходам относятся алименты, пособия по беременности и т.д. (ст. 217 НК РФ).
Сотрудникам были выданы подарки или оказана материальная помощь декретницам	Подарки и материальная помощь, не превышающие 4000 руб. в течение календарного года НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ).
Было куплено имущество у физического лица	Например, организация купила у своего сотрудника ноутбук. Удерживать НДФЛ, в данном случае, не нужно (п. 2 ст. 226 НК РФ). Физические лица должны самостоятельно отчитываться за такие доходы и подавать декларацию 3-НДФЛ (ст. 228 НК РФ).
Были сделаны выплаты индивидуальным предпринимателям	НДФЛ с выплат сделанных предпринимателям удерживать не нужно (т.к. предприниматели должны самостоятельно исчислять и уплачивать подоходный налог). Сведения о таких выплатах подавать в налоговый орган не требуется, однако вам необходимо получить от ИП все необходимые подтверждающие документы (лист записи ЕГРИП , кассовые и товарные чеки и т.д.).

Справка 2-НДФЛ может понадобиться во многих ситуациях. Наибольшим распространением этот документ пользуется при получении кредита. Даже небольшие суммы займа предусматривают подтверждение официального дохода. Кроме этого, справка иногда необходима при оформлении визы, для подтверждения дохода в судебных органах и во многих других случаях. Делать каждый раз запрос налоговому агенту – работодателю – для получения этой документации не всегда удобно. Поэтому с конца 2017 года Налоговая служба России предоставила возможность получения справки 2-НДФЛ через личный кабинет плательщика-физлица. Насколько это удобно и функционально, а также каков механизм, необходимо разобраться более детально.

Новый функционал личного кабинета налогоплательщика-физлица

Как сообщает официальный сайт Налоговой службы www.nalog.ru теперь форма 2-НДФЛ доступна не только для простого просмотра сведений о налогоплательщике, но и для скачивания её на компьютер.

Процесс получения справки 2-НДФЛ в личном кабинете достаточно прост:

2. Зайти во вкладку «Налог на доходы ФЛ и страховые взносы».

3. Кликнуть курсором мыши на вкладку «Выгрузить с электронной подписью».

4. Указать папку на компьютере или ноутбуке для загрузки файла.

В итоге пользователь получает архивированную папку с файлами xml, p7s и pdf.

Саму справку о доходах личный кабинет предоставляет в 2-х видах:

1. PDF со встроенной цифровой подписью.

2. XML (в этом случае цифровая подпись идёт отдельно в виде файла p7s).

При необходимости электронные подписи легко проверить. Так:

• справку в формате XML анализируют на сайте госуслуг;
• документ PDF предусматривает установку дополнительного программного обеспечения на компьютер, чтобы убедиться в подлинности цифровой подписи.

Вариант получения справки 2-НДФЛ через личный кабинет на сайте налоговой службы России по интерфейсу практически не изменился с прошлого раза, когда ФНС предлагала лишь ознакомление со сведениями о своих доходах. Единственное отличие, что сейчас документ действительно можно скачать на компьютер.

Внимание!

Формально использование скачанной справки 2-НДФЛ логично только в электронном виде. Она не совсем предназначена для распечатывания на бумаге, поскольку проверить подлинность в таком виде будет практически невозможно.

Читайте также С 2019 года введена абсолютно новая форма справки 2-НДФЛ

Для кого актуально получение справки онлайн: издержки

Учитывая тот момент, что справку 2-НДФЛ сайт Налоговой службы России предоставляет в электронном виде, область ее использования крайне ограничена. Несомненно, что этот документ – полноценный аналог бумажного варианта и имеет юридическую силу. Но при этом не всем налогоплательщикам удобно пользоваться подобным форматом. Это можно объяснить невозможностью самостоятельно преобразовать электронный вид в бумажный, а именно – распечатать как равноценный документ.

Пример №1

При заявке на кредит банк требует определенный пакет документов: паспорт, копию трудовой книжки, справку 2-НДФЛ и др. Обычно невозможно предоставить банку часть документации в электронном виде, а часть – в бумажном. В таком случае необходимо все документы отсканировать либо предоставлять бумажные оригиналы, включая 2-НДФЛ.

Вот другой пример, подтверждающий неактуальность справки о доходах даже в электронном виде.